Desafios e tendências na integração de novos colaboradores.

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Gerenciar a integração de novos colaboradores é geralmente uma atividade de responsabilidade das áreas de Treinamento & Desenvolvimento das empresas.

É uma tarefa corriqueira frequentemente associada como uma obrigação básica do departamento, e presente na maior parte das empresas de pequeno, médio e grande porte.

É muito comum um profissional de T&D com responsabilidade da integração de novos funcionários carregar essa mesma atividade quando migra de empresa, mesmo em companhias de diferentes tamanhos ou segmentos.

E, apesar de ser um ofício muito comum, diversos desafios fazem parte de sua gestão.

E essas adversidades podem estar associadas ao ”piloto automático” que qualquer tarefa cotidiana e recorrente pode ocasionar.

Quando mais fazemos uma mesma coisa, maior a chance de fazermos como sempre fizemos, não é mesmo?

A seguir falaremos sobre alguns desafios da integração de novos colaboradores, além de apresentarmos algumas novas tendências que poderão auxiliá-lo a inovar e pensar em novas práticas.

 

A problemática do modelo tradicional

Geralmente um programa de integração de novos colaboradores é implantado pela área de T&D com o objetivo de abordar assuntos básicos da organização, como o processo de contratação de funcionários, assuntos institucionais e temas avaliados como “obrigatórios”, como políticas de segurança da informação, ética e normas regulamentadoras.

É muito comum que as turmas sejam formadas com certa regularidade e que os modelos adotados sejam mantidos por diversos anos sem qualquer atualização relevante.

Deixando uma boa primeira impressão

Outra coisa importante, é que a experiência nesse primeiro treinamento deve ser positiva para o funcionário.

Ao diluir essa experiência em mais dias, você pode mostrar a eles o que realmente importa no primeiro dia e tratar outras formas de interação para que eles conheçam melhor a própria empresa e suas tarefas.

Integração de novos colaboradores é integrar e falar o que importa

Outra forma de melhorar essa integração de novos colaboradores é adotar a prática de demonstrar para ele onde seu local de trabalho, e oferecer todas as ferramentas que ele vai precisar.

Mostrar a mesa, o computador com que trabalhará, entregar seu crachá e já preparar todo o ambiente de acessos ao sistema e e-mail.

Isso faz com que a pessoa se sinta mais à vontade e demonstra que a empresa realmente se empenhou em acolhê-lo.

Isso é importante para gerar uma boa primeira impressão e criar uma conexão entre empregado e empregador.

Será que dá para incluir mais?

É comum que variadas áreas da empresa se interessem em participar do treinamento de integração de novos colaboradores, levando temas que elas mesmas avaliam ser relevantes.

E nesse processo, abordagens de parceria ou sob imposição são comuns, fazendo com que pouco a pouco o treinamento tenha cada vez mais conteúdo e se torne maçante, com cada vez menos relevância para o aluno.

Acredite, as áreas solicitantes se multiplicam! É normal que as solicitações de inclusão de temas sejam frequentes e imperativas.

Agora sejamos sinceros, até dá para entender que todo mundo queira inserir um assunto de integração, mas quem gosta de fazer um treinamento cheio de conteúdos diversos, densos, em um curto espaço de tempo?

Aumentar a carga horária seria a solução?

Ao longo do tempo é muito comum que haja adição de carga horária ao treinamento.

Essa alternativa é comumente cogitada como uma solução pareativa para conseguir contemplar tantas demandas, porém, geralmente, mesmo que aprovada por todos, dificilmente se se torna sustentável a médio/ longo prazo, já que quanto mais tempo demora a integração de novos colaboradores para que o funcionário inicie suas atividades, mais prejuízos a área de negócio vai ter.

Nesse cenário, cedo ou tarde, a empresa vai desafiar a área de treinamento a diminuir a grade horária, mantendo o conteúdo, tornando o treinamento de integração algo insuportável para os alunos.

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Exceções como regra

Por mais que a área de treinamento se esforce em manter uma política, é quase que inevitável que as áreas cliente peçam exceções:

  • Será que meu funcionário pode fazer a integração de novos colaboradores depois?
  • Tenho urgência, será que ele pode fazer um treinamento resumido?
  • Será que ele pode sair antes do horário para trabalhar um pouco na área?

Perguntas como esta são comuns e geram muitos conflitos, pois facilmente exceções viram regra. A informação de exceção geralmente vasa, o que inevitavelmente pode gerar desconfortos com as outras áreas. Se ele pode, porque eu não posso?

Problemas são sintomas!

Fique de olho! Geralmente problemas gerados pela integração de novos colaboradores são sintomas de casos clássicos. Para isso tente responder as seguintes perguntas:

  • Será mesmo que os gestores que pedem para incluir seus temas na integração realmente sabem o que estão fazendo?
  • Será que eles têm ciência de que incluir tantos conteúdos em um curto espaço de tempo será improdutivo e ineficaz para a integração de novos colaboradores? O pior treinamento é aquele que gasta tempo dos outros e recursos da empresa para não ter utilidade prática.
  • Abrir exceções para pessoas não fazerem a integração ou saírem da sala e realizarem o treinamento como querem, vai ser justo e saudável para a organização?
  • Ainda vai aceitar a afirmação que demasiado conteúdo com curta carga horária é inevitável?

A necessidade de dizer não!

Com o peso enorme que é colocado sobre a área de treinamento é importante ter a coragem de demonstrar que o que a empresa e os gestores acham que é melhor para a integração de novos colaboradores nem sempre será.

Mas o que realmente importante, no final das contas, é a área de treinamento ter o total controle sobre a forma como será gerenciada essa absorção de novas pessoas e não deixar as vontades dos gestores interferirem nesse processo.

Você quer ser área executora ou área estratégia que ajuda o negócio a atingir resultados?

Vamos tratar a causa?

Tratar a causa é assumir o protagonismo. Assumir o protagonismo é fundamental, uma área que não tem pulso para decidir o que será treinado, que tenha autonomia para organizar a grade de treinamento, dividir o conteúdo da integração de novos colaboradores da forma que considerar adequada para os alunos está fadada a não ser mais necessária para a organização.

Trabalhar os exercícios lúdicos e atividades sociais para tornar o treinamento atrativo também devem ser atividades fundamentais. Você está fazendo isso?

Tudo em um dia só é efetivo?

Não! Geralmente em um dia não é possível, raras exceções podem ser efetivas.

Não é possível se ter tudo. Ou priorizamos o conteúdo ou a carga horária. Casos de sucesso dividem a integração  de novos colaboradores em atividades blended-learning, vídeos, atividades presenciais lúdicas, etc.

Estudos mostram que pelo menos 30 dias em doses homeopáticas geram mais resultados. Integração leva tempo, pessoas precisam se adaptar, pensar, exercitar. Pergunte-se: você quer cumprir tabela ou realmente treinar?

O conteúdo da integração de novos colaboradores obrigatório e crítico para a realização do trabalho é abordado normalmente no primeiro dia, como de costume, mas o restante é diluído ao longo de um espaço de tempo entre 1 a 3 meses.

Existem diversas formas de trabalhar isso, seja realizando pequenos seminários ou utilizando cursos online para tratar do restante desse material.

Lembre-se é uma parcela pequena do dia do funcionário, não precisa ser todo dia, mas deve ter consistência.

Muitos parceiros estão no mercado para te auxiliar nessa transição, mas já é possível adiantar: independente de ajuda externa este é inevitavelmente um processo árduo, concessões deverão ser feitas, você estaria disposto a enfrenta-las? Pense nisso.