É possível se tornar autossuficiente na produção de treinamento dentro da empresa?

produção-de-treinamento

Você já deve ter pensado: será possível ser autossuficiente na produção de treinamento dentro da empresa e deixar de contratar consultorias?

Esta pode ser sim uma boa ideia! Porém, para que ela realmente seja um sucesso, alguns pontos devem ser analisados para que esta inciativa não vire um grande pesadelo.

Falaremos aqui sobre as questões que envolvem esta iniciativa, os benefícios e impactos positivos e negativos que elas podem causar na sua área, na sua equipe e na sua empresa.

 Contexto

Certamente em algum momento de sua trajetória na área de treinamento e desenvolvimento, você deve ter se questionado se seria uma boa escolha migrar a produção de treinamentos para dentro da sua equipe e, assim, eliminar a necessidade de contratação de consultorias. Muitas empresas nos dias de hoje buscam realizar essa transição, visto que a redução drástica de despesas e a autogestão dos conteúdos se mostra tentadora e, pelo menos em teoria, viável.

Em um mercado competitivo com tantas transformações, treinar e desenvolver funcionários é cada vez mais vital. Contudo, criar uma cultura de desenvolvimento e aprendizado sempre foi algo muito complexo, então consultorias especializadas surgiram com o objetivo de auxiliar as empresas a otimizar suas ações internas e delegar parte de seu trabalho.

O que ocorre é que quando se coloca na ponta do lápis todas as ações de desenvolvimento que necessitam de ajuda externa, a conta pode sair cara, visto que quando trabalhamos com um fornecedor que nos entrega um retorno satisfatório, a tendência é sempre recorrer a ele de forma recorrente.

Além disso, é muito comum que, ao contratar consultorias, a área de treinamento tenha a sensação de perder, em partes, o controle das ações internas da produção de treinamento, delegando a terceiro ações que aparentemente deveria ser dela.

Vantagens de se tornar autossufiente

 Redução de Custos

Como já falamos anteriormente, a questão da redução de custos é tentadora, e em dias de crise, é quase que inevitável.

Ao diminuir os custos com consultorias, você estará economizando caixa para empresa e muitas vezes promovendo a sua imagem (somente caso esse plano realmente dê certo).

É importante observar também se o custo final da produção de treinamento realmente vai ficar mais baixo, pois nem sempre calcularmos investimentos de recursos e infraestrutura (que o fornecedor já tem). Então não necessariamente será vantajoso se a intenção for apenas financeira.

Tomar as Rédeas da produção de treinamento

Ao tomar as rédeas de todos os treinamentos, você está mais próximo de seu cliente interno e por dentro dos assuntos relacionados às suas atividades, especificidades e necessidades. Se a sua atuação na produção de treinamento for ativa, isso aumenta a sua visibilidade, podendo fazer a área de treinamento ser vista cada vez mais como uma área parceira e estratégica para a empresa.

 

Desafios a enfrentar na produção de treinamento interna

Quando a empresa decide finalmente optar pelo caminho de internalização de todas as ações de treinamento, quase sempre pensam apenas nos lados positivos dessa internalização, esquecendo os desafios e obstáculos que a decisão poderá implicar. Desta forma, elencamos algumas perguntas devem ser observadas e devidamente respondidas para que esta experiência não seja traumática:

 A sua equipe está preparada?

A internalização de todas as ações de produção de treinamento exige a execução de tarefas diversas, de naturezas muitas vezes distintas.

Apesar do mercado de trabalho estar cada vez mais competitivo e os profissionais precisarem a cada dia mais se adequar à concorrência, é fato que cada vez é mais difícil encontrar profissionais adequados para funções multitarefa.

O aumento da oferta de ensino superior não garantiu o aumento da qualidade de ensino e a preparação adequada dos profissionais no mercado de trabalho. Desta forma, encontrar profissionais é algo desafiador, já que neste caso você precisaria de uma equipe que executasse atividades diversas como por exemplo: escrever bem, se apresentar bem em público, ter conhecimento tecnológico suficiente, saber controlar e gerir dados sensíveis, desenvolver análises e relatório gerenciais, etc.

Além disso não deve se esquecer de todas as outras capacidades que um profissional de treinamento geralmente deve ter como: relacionamento interpessoal, gestão do tempo e prioridades, gestão de projetos, etc.

Lembre-se da fábula do pato que sabe nadar, voar, andar, entre outras coisas, porém nenhuma dessas habilidades dele, quando analisadas individualmente, são avaliadas como primorosas.

 Você realmente tem mão de obra suficiente?

Mesmo que você opte por segmentar atividades por especialistas, imaginou o tamanho do time necessário para a produção de treinamento interna? Você se perguntou se conseguirá contratá-los e gerenciá-los de forma eficaz?

Outro ponto para se pensar é que nem toda atividade pode ser recorrente suficiente para justificar um recurso exclusivo. E em dias como os de hoje, em que conquistar um headcount é cada vez amis difícil, imagine como seria justificar a contratação de pessoas extras para a execução de um trabalho que até então era realizado externamente.

Mesmo que consiga esses recursos, é importante se perguntar se amanhã você conseguirá ter justificativas para manter a equipe, e se não será um tiro no pé colocar a sua pele em risco ao bancar um investimento que não se mostra justificável a longo prazo.

Você possui uma equipe multitarefa?

Se você não tiver recursos extras, você parou para perguntar se seu time atual é multitarefa? Se não, é possível justificar troca de equipe de uma forma adequada?

Quando pensamos em internalizar trabalhos de produção de treinamento, devemos sempre lembrar que os profissionais que antes executavam atividades fundamentais para o funcionamento da área e, agora estarão ocupadas também com as novas tarefas.

Você pensou nos investimentos e custos extras?

Engana-se quem acredita que o investimento de internalização da produção de treinamento está apenas em headcount. Ao incluir atividades ao seu time ou ao contratar pessoas novas, o trabalho que antes era realizado será acrescido a novas atividades; um período de adaptação é fundamental. Isso poderá gerar horas extras, investimento em novas ferramentas, novos recursos tecnológicos ou até mesmo, inevitavelmente, considerar uma ajuda externa para a implantação desse novo modelo.

Como a sua equipe vai se atualizar?

Para sobreviver em um ambiente tão competitivo, uma consultoria geralmente está conectada com o mercado, atendendo a multiclientes, em contato com novidades, novos modelos de trabalho, diferentes realidades dos múltiplos segmentos de mercado, além doa desafios que tem que enfrentar com cada cliente.

Como você irá garantir que a sua equipe estará sempre atualizada e conectada com todas as constantes mudanças no mercado? Somente treinar a sua equipe será suficiente?

 Você está preparado para atender sozinho os prazos dos seus clientes?

É muito comum que neste momento não seja possível ver que os prazos da produção de treinamento estão sendo cumpridos graças as consultorias atuais, pois elas sempre contam com ajuda extra e tentam projetar adequadamente as suas atividades, readequando os recursos e contratando mão de obra extra para atender os prazos acordados. Quando se internalizar todas as atividades, você conseguirá garantir o cumprimento de todos os prazos utilizando a mesma técnica das consultorias?

produção-de-treinamento

Você está preparado para todo tipo de emergência?

Certamente a maior parte dos projetos de treinamento que são terceirizados têm cronograma emergencial. Consultorias geralmente estão preparadas para lidar com emergências na produção de treinamento e readequar o time, contratar freelancers e realocar projetos.

Você tem infraestrutura tecnológica?

Quando se decide internalizar os processos da produção de treinamento que exigem uso de tecnologias, o processo de transição pode se tornar mais complexo.

Você já parou para pensar se essas tecnologias estariam disponíveis facilmente? Quem já participou de implantação de projetos internos sabem que não é uma tarefa fácil. Geralmente a área de TI necessita de tempo e recursos que extrapolem muitas vezes o cronograma e a necessidade da área de treinamento.

– Os seus SMEs têm conhecimento sobre Educação Corporativa?

SME é a sigla de Subject Matter Expert, ou seja, são os especialistas das áreas de negócio. São geralmente as pessoas nomeadas pelos gestores das áreas como especialistas no assunto que irão ajudar a área de treinamento com relação ao conteúdo técnico da produção de treinamento, tanto no desenvolvimento quanto na validação.

O maior erro das áreas de treinamento é usar essas pessoas como conteudistas, fazendo com que elas, por serem especialistas no assunto, ajudem a área de treinamento na criação dos materiais.

Essa técnica é comprovadamente fracassada porque:

  • – Geralmente essas pessoas são especialistas no assunto, mas não em treinamento, então apesar de terem alto conhecimento técnico, não sabem como aplicar didaticamente um determinado conteúdo na produção de treinamento. Quando sabem criar materiais didáticos satisfatoriamente nem sempre querem se aprofundar nessa habilidade. E quando a área de treinamento tenta capacitá-las para isso, é encarado sempre como um trabalho extra e a maior parte dos SMEs não se anima com isto.
  • – Geralmente possuem outras atividades e, por mais que seu gestor tenha as nomeado para darem suporte para a área de treinamento, é muito comum que ela dê prioridade sempre para suas atividades cotidianas.
  • – Geralmente por dar prioridade para suas atividades cotidianas, o cumprimento do prazo da produção de treinamento pode ser um grande desafio. E não adianta confrontá-los, quase sempre é em vão.
  • – Lembre-se que os SMEs são pessoas que não vão necessariamente gostar de treinamento, então é muito comum que não tenham a força de vontade necessária para a execução das atividades que foram delegadas a ele. Desconfortos entre essas pessoas e a área de treinamento podem ser comuns.
  • – É normal que a área de treinamento recorra ao gestor caso as coisas não estejam ocorrendo como o esperado. Mas não é de se surpreender que apesar dos gestores terem geralmente uma boa força de vontade em ajudar, eles sempre vão priorizar o trabalho que a sua área precisa entregar, e infelizmente nem sempre a produção de treinamento será a prioridade deles.

– A qualidade da sua entrega será competitiva?

A qualidade da produção de treinamento de uma consultoria está intimamente ligada ao ambiente competitivo que ela trabalha, uma consultoria geralmente está ligada com o mercado e aprimorando seus resultados constantemente para permanecerem competitivas. Como você garantirá isso em sua equipe?

Todos estão preparados para a mudança?

A expectativa é de que ao fazer essa transição da produção de treinamento, as coisas continuarão correndo como antes, mas esse é um engano.

O objetivo foi exatamente incluir novas tarefas no cotidiano, então como esperar que as coisas fiquem iguais? A partir da implantação a equipe vai ter que estar acostumada e adaptada com as novas rotinas, processos e atividades. Todos estarão realmente preparados para isto?

É possível ser plenamente autossuficiente?

Visto todos os pontos mencionados acima, podemos concluir que é realmente muito difícil garantir a autossuficiência na produção de treinamento, mas não completamente impossível. Existem casos de sucesso de empresas que fizeram esta implantação.

Após a implementação, elas tiveram que lidar com diversos desafios que incluem desde a gestão de um grande time multitarefas, quanto a inevitável diminuição na qualidade de algumas entregas.

Deu certo? Depende do ponto de vista. A questão é sempre estar atento e preparado para diferentes realidades e situações.

Algo que pode ter funcionado em um segmento pode não funcionar me outro, além da necessidade de um apoio interno das altas lideranças, que nem sempre é possível.

Ah, e não é porque existe a decisão de internalizar a produção de treinamento, que significa que a companhia precise estar totalmente sozinha nesse processo.

Existem parceiros que podem lhe ajudar na implantação deste processo. Basta você saber o que está fazendo ou se está tendo o suporte necessário para que este possa ser um caso sucesso, aceitar a sua realidade e colocar tudo na balança é fundamental.